Reiserichtlinien & Coronavirus: Wir helfen weiter

Kontaktverbote, Reisewarnungen, Quarantänevorschriften, Einreiseverbote: Während der Coronakrise ändern sich die Bedingungen, unter denen Geschäftsreisen – wenn überhaupt – stattfinden können, nahezu täglich. Travel Manager und Reiseverantwortliche, die diese Krisendynamik nicht in ihren Buchungsprozessen abbilden können, zahlen für die regulatorische Fahrt ins Ungewisse einen hohen Preis: Einerseits in Form höherer Kosten und Risiken für vorbereitete, aber nicht realisierbare Reisen. Andererseits für die Bereitstellung einer Prozesslandschaft, die ihren Nutzen unter den aktuellen Bedingungen kaum oder gar nicht entfaltet, weil das zugrunde liegende Regelwerk die aktuelle Situation nicht abbildet.

Einen Ausweg aus der Klemme bietet auch hier einmal mehr die Überarbeitung von Reiserichtlinien und ihre gezielte Anpassung an die derzeitigen Anforderungen. Gerade in Hinblick auf mögliche weitere Pandemiewellen gehören dazu insbesondere

  • agile Richtlinien, die genug Handlungsspielraum zulassen, um schnell auf wechselnde Situationen reagieren zu können und die deshalb regelmäßig überprüft werden sollten,
  • klare Kommunikationswege, damit geänderte Richtlinien schnell bei den Reisenden ankommen und von ihnen zügig umgesetzt werden können,
  • die Integration von Reisevorgaben in ein kontextsensitives Genehmigungsverfahren, das Aspekte wie Reiseziel, Reisegrund oder Dienstalter des Reisenden berücksichtigt und vor der Ausstellung eines Tickets automatisch Genehmigungsanfragen bei den zuständigen Vorgesetzten auslöst oder andere erforderliche Verfahrensschritte einleitet,
  • Kommunikationskanäle, die unter allen erdenklichen Umständen sicherstellen, dass Reisende oder Veranstaltungsteilnehmer jederzeit erreichbar sind, um über außerplanmäßige Ereignisse informiert werden zu können – beispielsweise über mobile Apps, SMS-Plattformen, Live-Webchats, Telefon oder E-Mail,
  • die Sicherheit, Reisende jederzeit lokalisieren zu können – etwa durch die Verwendung aktueller Kartendaten und GPS-Informationen zur Ergänzung der in den Buchungssystemen hinterlegten Reiserouten. Reiseprofile, Daten von Fluggesellschaften, Hotels, Bahnen und mitunter auch Sicherheitsspezialisten helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und in Echtzeit zu reagieren
  • sowie die Fokussierung auf die budgetären Auswirkungen von Stornierungen oder Verschiebungen bei Reisen (Corporate Fares) oder Veranstaltungen (Meetings & Events). Hier ist es in jedem Fall sinnvoll, alle Punkte der Geschäftsbedingungen im Auge zu behalten, die bei Verhandlungen mit Anbietern zu berücksichtigen sind.

„All diese Hinweise summieren sich zwar nicht zu einem Kostensenkungsprogramm“, sagt Florian Storp, Geschäftsführer GBT Deutschland. „Aber sie zeigen die Stellschrauben, mit denen Travel Manager ihren Beitrag zu Kostensenkungen leisten können, ohne den Service einzuschränken. Dass wir die Entwicklung und Umsetzung geeigneter Maßnahmen jederzeit gerne mit Rat und Tat unterstützen, versteht sich von selbst.“

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